Sala konferencyjna to bardzo ważne miejsce w każdym biurze. To tam odbywają się spotkania, narady, negocjacje z partnerami i kontrahentami, czy wideokonferencje. Jej wyposażenie powinno być dobrane do funkcji, którą będzie pełniła oraz wielkości pomieszczenia. Na co należy zwrócić szczególną uwagę? Wyjaśniamy w poniższym tekście.
Akustyka
Urządzając salę wideokonferencyjną, należy przyjrzeć się materiałom, którymi ją wykończono. Najlepiej, aby ściany oraz sufit były pokryte specjalnymi panelami akustycznymi, które rozpraszają odbijające się fale dźwiękowe i zapobiegają pogłosowi. W salach konferencyjnych mogą nie sprawdzić się więc szklane ściany, ponieważ silnie odbijają one dźwięki, co może negatywnie wpłynąć na jakość prowadzonych rozmów.
Oświetlenie
W pokojach przeznaczonych do wideokonferencji bardzo ważne jest odpowiednie doświetlenie. Ze względu na prowadzenie transmisji wideo powinno być ono nieco mocniejsze niż w zwykłych salach. Najlepiej zdecydować się na sztuczne, płynące z góry światło, ponieważ lepiej współgra ono z kamerą. Najprostszym sposobem na wyeliminowanie odbijających się w niej promieni słonecznych jest zamontowanie w oknach rolet i opuszczanie ich na czas spotkania. W sali konferencyjnej duże znaczenie ma także tło. Powinno być ono delikatne i stonowane, tak by nie rozpraszało rozmówców. Intensywne kolory i wzory nie są zalecane – najlepiej wybrać jasne, białe lub szare ściany, na których tle każdy uczestnik wideokonferencji będzie dobrze widoczny.
Sprzęt
Wybór urządzeń multimedialnych wykorzystywanych w salach konferencyjnych uzależniony jest od kilku czynników. Najważniejszym z nich jest wielkość pomieszczenia. W niewielkich pokojach typu huddle space sprawdzą się kompaktowe, zajmujące mało miejsca sprzęty, natomiast na auli mieszczącej kilkaset osób, konieczne będzie zamontowanie bardziej zaawansowanych urządzeń, z większym zasięgiem mikrofonów, odpowiednim nagłośnieniem i dużym ekranem.
Firmą świadczącą usługi z zakresu urządzeń wideokonferencyjnych jest VisionCube. Wykwalifikowani specjaliści, profesjonalna obsługa klienta i nowoczesne rozwiązania, to coś co na pewno znajdziesz w VisionCube.
Bez względu na wielkość sali, ważne jest, aby wybierać dobry jakościowo, wielofunkcyjny terminal, który pozwoli na różnorodne wykorzystywanie – nie tylko do wideokonferencji, ale również prezentacji, czy przesyłania danych. Największy wpływ na poziom spotkania ma jakość przekazywanego dźwięku oraz obrazu. Warto więc podczas wyboru sprzętu zwrócić uwagę na jego parametry. Kiepskie nagłośnienie może spowodować, że wideokonferencja będzie bardzo utrudniona, a tym samym nie spełni swojego zadania. Istotna jest również prosta obsługa oraz szybkie przygotowanie urządzenia do działania. Znacząco skróci to czas potrzebny na przygotowanie konferencji.
Odpowiednie ustawienie
W sali wideokonferencyjnej ważny jest nie tylko rodzaj sprzętu, ale również jego rozmieszczenie. Ekran nie powinien znajdować się naprzeciwko drzwi. W przeciwnym razie wejście niepowołanej osoby do pomieszczenia podczas trwania spotkania stanie się widoczne dla wszystkich jego uczestników. Naprzeciw terminala nie może również znajdować się silne źródło światła, takie jak nieosłonięte okno, czy lampa, ponieważ spowoduje odbijanie się promieni i pogorszy jakość obrazu.
