Zapewnienie bezpieczeństwa i nienaruszalności danych zawartych w dokumentach to obowiązek każdego przedsiębiorcy, pracodawcy, czy instytucji. Od momentu ich wytworzenia, aż do chwili utylizacji powinny podlegać ścisłej kontroli. Niedopełnienie obowiązków wiąże się z dotkliwymi karami. Mając na uwadzę skutki, do jakich prowadzą zaniedbania, należy opracować procedury bezpieczeństwa, dzięki którym unikniemy przykrych konsekwencji.
Prawidłowa archiwizacja danych
Właściwe przechowywanie dokumentów jest obowiązkiem każdego, kto wytwarza dokumenty kadrowe, raporty finansowe, czy dokumenty inwentaryzacyjne. Proces archiwizacji również powinien podlegać określonym standardom, które uniemożliwiają jakiekolwiek naruszenie bezpieczeństwa informacji. Stosuje się zaawansowane systemy zabezpieczeń, aby niemożliwe było ujawnianie, kopiowanie, udostępnianie lub zmiana danych.
Jeśli z różnych przyczyn nie ma możliwości, aby zorganizować powierzchnię do przechowywania, warto podjąć współpracę z firmą zewnętrzną, która przewiezie oraz zmagazynuje dokumenty według zasad bezpieczeństwa https://www.ekoakta.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/poznan/. Archiwizacja dokumentów w Gdańsku, Poznaniu, Szczecinie, czy Krakowie może zostać zlecona zewnętrznemu wykonawcy, który rzetelnie zajmie się całą dokumentacją. Taką ofertę przedstawia m.in. Ekoakta https://www.ekoakta.pl/.
Niszczenie dokumentów – procedury
Złamaniem prawa jest przedwczesne lub nieskuteczne niszczenie dokumentów. Warto opracować i wdrożyć zasady postępowania, dzięki którym uda się zachować wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów. Po pierwsze utylizacja dokumentów powinna odbywać się nie wcześniej, niż zakładają to przepisy. Po drugie, nie należy zwlekać z niszczeniem akt, ponieważ wzrasta ryzyko ich wycieku. Należy dokładnie określić, które dokumenty i kiedy mają zostać zutylizowane. Zadbajmy również, aby dostęp do zgromadzonych zasobów miały wyłącznie osoby upoważnione.
Najważniejsze, aby niszczeniem dokumentów zajmowały się osoby przeszkolone, a do tego celu wykorzystywały wyłącznie narzędzia i sprzęty o określonych parametrach. Niszczarki muszą spełniać normę przewidzianą dla konkretnego rodzaju dokumentów.
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Procedury niszczenia dokumentów są związane z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, czyli RODO. W myśl przepisów każdy, kto operuje danymi wrażliwymi, musi zobowiązać się do poufności, a także prawidłowego zniszczenia danych po określonym terminie (okres ten różni się w zależności od rodzaju dokumentów i jest ściśle określony w przepisach). Utylizacja dokumentów to operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany.
W regulacjach nie ma określonej jednej skutecznej metody, która pozwalałaby efektywnie zlikwidować dane niejawne. Zatem utylizacja może zostać przeprowadzona przy pomocy niszczarek biurowych spełniających określone normy, ale również mamy możliwość zatrudnienia zewnętrznej firmy, która wykona takie zlecenie. Profesjonalne niszczenie dokumentów w Poznaniu mogą wykonać specjaliści z Ekoakta, którzy na co dzień zarządzają dokumentami i ich prawidłową utylizacją https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/poznan/. Zlecenie takiego zadania zewnętrznej firmie da pewność, że cała procedura przebiegnie sprawnie, skutecznie i bezpiecznie.